La ley de protección de datos personales – Ley 1581 de 2012 – es una ley que complementa la regulación vigente para la protección del derecho fundamental que tienen todas las personas naturales a autorizar el tratamiento de su información personal que es almacenada en bases de datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación.

Esta Ley se aplica a las bases de datos o archivos que contengan datos personales de personas naturales.

¿QUÉ ES UN DATO PERSONAL?

Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales que, dependiendo de su grado de utilización y acercamiento con la intimidad de las personas podrá ser pública, semiprivada o privada.

1. Dato Personal Público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. (( Ej: datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas)
2. Dato Personal Semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
3. Dato Personal Privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad)
4. Dato Personal Sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, relativos a la salud, entre otros.)

¿A CUÁLES DATOS NO SE APLICA LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES?

No aplica a bases de datos o archivos que contengan: - Información de uso personal o doméstico.

1. Información que tiene por finalidad la seguridad y defensa nacional.
2. Información que tiene por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.
3. Información que tiene por finalidad de inteligencia y contrainteligencia.

¿LOS DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES TIENEN ALGUNA PROTECCIÓN ESPECIAL?

Sí. Los datos personales de los menores de edad tienen una especial protección, por lo tanto, su tratamiento podrá realizarse siempre y cuando no se vulnere o se ponga en peligro alguno de sus derechos fundamentales, y se busque tanto la protección de sus intereses como su desarrollo armónico integral.
 
TITULARES DE LA INFORMACIÓN
 
¿QUIÉN ES EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES?

Todas las personas naturales son titulares de sus datos personales. En el caso de los menores de edad, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales.

¿CUÁLES SON LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES?

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar la prueba de su autorización para el tratamiento de sus datos personales.
3. Ser informado respecto del uso que se les da a sus datos personales.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos o archivos cuando el titular lo considere, siempre y cuando no se encuentren vigentes con el Banco los servicios o productos que dieron origen a dicha autorización.
5. Presentar quejas ante la entidad administrativa encargada de la protección de los datos personales.

¿CÓMO DEBE SER LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES?

Debe ser previa, informada y expresa. Además, debe especificar la finalidad para la cual se busca la obtención de los datos personales. La autorización puede obtenerse por cualquier medio escrito, físico o electrónico, que permita su consulta posterior.

¿EN QUÉ CASOS NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR?

1. Cuando se trata de datos personales públicos.
2. Cuando los datos personales son requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones. - Cuando se está frente a casos de urgencia médica o sanitaria.
3. Cuando son tratados para para fines históricos, estadísticos o científicos.
4. Cuando el dato se relaciona con información contenida en el registro civil. El texto de la Autorización para el tratamiento de los datos personales que lo requieren se encuentra disponible en el formato de Autorización tratamiento de datos personales (ver en Contenidos Relacionados)

RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El Responsable del tratamiento de los datos personales es una persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de estos. El Encargado es el que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable. En el caso concreto, el Banco Caja Social es la entidad Responsable de tratamiento de los datos personales y los Encargados de su tratamiento son los terceros que realizan tal actividad por cuenta del Banco.

¿QUE INFORMACIÓN DEBE INDICAR EL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES AL TITULAR?

1. Debe indicar la finalidad con la que es recaudado el dato personal.
2. Los derechos del titular.
3. Los medios por los cuales el titular puede ejercer sus derechos.
4. La NO obligatoriedad de suministro de los datos personales que requieran autorización. Toda la información se encuentra claramente descrita en el Aviso de Privacidad, ver en Contenidos Relacionados)

¿CUÁLES SON LOS DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y/O ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES?

1. Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales.
2. Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.
3. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
4. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.
5. Cumplir instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.

¿SE PUEDEN TRANSFERIR DATOS PERSONALES A TERCEROS PAISES?

Sí, siempre y cuando los datos personales a transferir cumplan con los estándares fijados por la SIC. En todo caso los datos personales podrán ser objeto de transferencia cuando:

1. Su titular lo haya autorizado expresamente.
2. La transferencia se haga por razones de interés médico.
3. Se trate de operaciones bancarias o bursátiles conforme a la legislación que les resulte aplicable.
4. La transferencia se encuentre enmarcada dentro de un Tratado Internacional en el cual Colombia es parte.
5. La transferencia se justifique en atención a la salvaguarda del interés público o a la defensa de un proceso judicial.

¿CUÁLES SON LAS ENTIDADES ADMINISTRATIVAS DE CONTROL A LA APLICACIÓN DE NORMAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES?

La entidad administrativa encargada de velar por el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales.

El registro nacional de bases de datos es el directorio público administrado por la SIC en donde reposarán todas las bases de datos y archivos, con sus correspondientes Políticas de Tratamiento, sujetas a la aplicación de las normas sobre protección de datos personales.

¿CÓMO VA A ATENDER EL BANCO LAS CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN?

Los medios y canales dispuestos por el Banco Caja Social para la atención de consultas y reclamos son los siguientes:

1. Centro de Atención Telefónica – CAT, Bogotá: 307 70 60, a nivel nacional: 01 8000 910 038. Horario: 24 horas todos los días del año
2. Oficinas a nivel nacional. Las direcciones y horarios de atención pueden ser consultados en la página web del Banco en la siguiente ruta: www.bancocajasocial.com /Centros de Atención

Las consultas de los titulares de los datos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por máximo cinco (5) días hábiles más, caso en el cual el titular será previamente informado por el Banco.

Los reclamos podrán ser presentados al Banco acompañado de los soportes que el titular quiera hacer valer. Serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por máximo ocho (8) días hábiles más, caso en el cual el titular será previamente informado por el Banco.

En caso de que el reclamo esté incompleto el Titular tendrá cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas. En el evento que haga falta información, si después de dos (2) meses de presentado el requerimiento, no se ha presentado la información requerida el reclamo se entenderá como desistido.

Teniendo presente que la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, se debe tener en cuenta que, conforme a los lineamientos de ley establecidos, antes de acudir a dicha Superintendencia el titular debe tramitar inicialmente su reclamo con el Banco a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.